Klasörden ekrana, ıslak imzadan e-imzaya.

Holding bünyesindeki şirketler, harcama ve satın alma taleplerini ıslak imzalı formlarla yönetiyordu. Bir talebin onay zinciri çoğu zaman birden çok şehre, birden çok masaya uğruyor; süreç günlerce sürüyor, gecikmeler tedarikçi ilişkilerini yıpratıyordu. Arşivde tek bir kararı bulmak ise ayrı bir mesele; "şu onayı kim ne zaman vermiş" sorusu çoğu zaman klasör avı ile bitiyordu.

Her şirketin kendi limitleri, kendi yetki sıralaması ve kendi prosedürleri vardı; ortak bir yazılım yerine her şirket farklı bir kâğıt formu kullanıyordu. Bir tedarikçi sözleşmesi onay sürecinde diğer şirketin örneğine bakmak imkânsızdı, kurumsal hafıza her şirketin sekreteryasında parçalı tutuluyordu.

Çözüm: rol bazlı yetkilendirme, e-imza entegrasyonu ve şirket bazlı limit kuralları olan bir onay hattı. Talep mobilden açılır, yetki matrisi otomatik çalışır, e-imza ile sonuçlanır; her adım denetlenebilir bir kayıt zinciri olarak saklanır. KVKK ve resmi denetim gerekliliklerine uygun, BTK uyumlu nitelikli elektronik imza altyapısı kullanılır.

Sistem, holdingin ortak omurgası — ama her şirketin kendi süreç farklılığını koruyor. Limitler şirket bazında konfigüre ediliyor, onaycı zinciri esnek tanımlanıyor; merkezi raporlama her şirketin kendi rakamlarını ayrı görmesine de izin veriyor, konsolide bakışa da. Bildirimler e-posta, push ve Slack/Teams üzerinden eş zamanlı; onaycı seyahatte olsa bile süreç beklemiyor.